EEC önkiszolgáló és az LMS digitális képzési felülettel kapcsolatos adatkezelési tájékoztató

(„Tájékoztató”)

- utolsó módosítás: 2024. május 24. -

 

  1. Általános tudnivalók

Az ALDI Magyarország Élelmiszer Bt.(székhely: 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2.;  e-mail cím adatvédelmi kérdésekben: adatvedelemsymbolaldipunkthu), az ALDI International IT Services Kft. (székhely: 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2.; e-mail cím: adatvedelem@aldi.hu),továbbá a HoferMagyarország Ingaltan Kft. (székhely: 2051 Biatorbágy
Mészárosok útja 2., e-mail cím: adatvedelem@aldi.hu) (továbbiakban együttesen „ALDI”) a személyügyi feladatainak ellátásához a HR-Suite moduljait, az EEC-t (önkiszolgáló felület, „EEC”),  valamint az ALDI Magyarország Élelmiszer Bt.  és a Hofer Magyarország Ingaltan Kft. az LMS (digitális képzés rendszer „LMS”) modult használja.

A személyügyi rendszerek használata során az ALDI a munkavállalókra, mint érintettekre vonatkozó bizonyos, az EU 2016/679. számú Általános Adatvédelmi Rendelete („GDPR”) 4. cikk 1. pontja szerinti személyes adatokat kezel.

Az ALDI az ezen adatkezelés jellemzőit, valamint az érintettek adatvédelmi jogait és jogorvoslati lehetőségeit a jelen Tájékoztatóban mutatja be.

A jelen Tájékoztatót az ALDI többi – így különösen munkavállalói adatok kezelésére vonatkozó – adatkezelési tájékoztatóival összhangban kell értelmezni.

2. Az Adatkezelés körülményei

Az ALDI a fenti adatkezelés jellemzőit, valamint az érintettek adatvédelmi jogait és jogorvoslati lehetőségeit az alábbiak szerint mutatja be:

2.1. Adatkezelő

ALDI MAGYARORSZÁG ÉLELMISZER Bt. (cím: 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2.; cégjegyzékszám: 13-06-058506, e-mail cím: adatvedelem@aldi.hu) vagy ALDI International IT Services Kft. (cím:2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2., cégjegyzékszám: 13 09 191666, e-mail cím: adatvedelem@aldi.hu) vagy HOFER Magyarország Ingatlan Kft. (cím:2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2., cégjegyzékszám: 13 09 111257, e-mail cím: adatvedelem@aldi.hu)

Az Ön adatkezelője azon Társaság, amellyel Ön munkaszerződést köt, illetve kötött.

2.2.  A kezelt személyes adatok, hozzáférésre jogosultak köre:

1. A regisztrációval egyidejűleg - meglévő munkatársak esetében - a korábbi HR rendszerekből (NEXON) az alábbi már megadott adatok kerülnek betöltésre az EEC modulba:

  • Titulus
  • Vezetéknév
  • Keresztnév
  • Születési vezeték és keresztnév
  • Anyja születési vezeték és keresztneve
  • Adóazonosító
  • TAJ
  • Születési idő
  • Lakcím
  • Telefonszám
  • Állampolgárság

Új munkavállalók esetén e fenti adatokat az EEC-be történő regisztráció alkalmával adják meg a leendő munkavállalók.

2. Mindezek mellett az EEC modulban alábbi adatok jelen(het)nek meg:

  • Kötelezően megadott és kezelt adatok:
    • Jelen bekezdés 2. pontja alatt rögzített adatok
    • Törzsszám
    • HR-ID
    • Bankszámlaszám
    • Munkavállalási engedély (3. országbeli munkavállaló esetén) (tény, száma, érvényességi dátum)
  • Opcionálisan megadható adatok:
    • Csökkentett munkaképesség ténye
    • Nyugdíjas státusz
    • Tartózkodási cím
    • Értesítési cím
    • További elérhetőségek (E-mail, Telefonszám)
    • Gyermek adatok
    • Házastársi adatok
    • Vészhelyzetben értesítendő kontakt(ok) (Telefonszámok, E-mail)
    • Kibővített feladatok (elsősegélynyújtó, Digital Buddy stb.)
    • Belső projekttapasztalatok (Key-User, Change management, stb.)
    • Iskolai képzések, végzettségek
    • Szakmai tapasztalat/életút
    • Képesítések, készségek
    • Nyelvismeret
    • Önkéntes munkák
    • Hobbik
    • Fénykép
  • Jogviszony adatok - kötelezően szereplő adatok, melyet a Munkáltató tölt ki.
    • Jogviszony kezdete
    • Munkakör
    • Pozíció
    • Részleg
    • Egységkód
    • Munkavégzés helye

Mivel az LMS rendszer az EEC rendszerből indul, ezért az LMS külön adatot a fentieken túlmenően nem kezel, mindösszesen a képzési előzményeket és előrehaladást rögzíti.

Az adatokhoz az Érintett felettese, illetve a személyügyi osztály munkatársai férhetnek hozzá. Hibaelhárítás céljából az adatkezelő IT részlegének munkatársai, illetve az ALDI SÜD cégcsoport IT hibaelhárításra szakosodott munkatársai. Fizikai, technikai segítségnyújtás céljából az Érintett kérésre más kijelölt munkatársak (ún. „Digital buddy”) betekintés útján férhet hozzá az adatokhoz a segítségnyújtás ideje alatt.

2.3. Az adatkezelés célja:

Az EEC adatkezelésének célja a munkavállalók adataiban bekövetkező változásainak egyszerű, gyors és hatékony bejelentési lehetőségének megteremtése összhangban az Mt. 6. § (4) bekezdésével. Az EEC-n található Személyi Adatlapon történő adatfelvételre a munkaviszony létesítésére tekintettel kerül sor. Ezen adatok tekintetében az adatkezelés célja a munkaszerződés megkötése, illetve teljesítése, amelyben a Munkavállaló az egyik fél. A munkaviszonyból származó jogok gyakorlása és kötelezettségek teljesítése, a Munka Törvénykönyvében és a foglalkoztatási tárgyú jogszabályi előírásokban foglaltak, valamint a munkaszerződésben rögzítettek szerint.

Emellett jelen rendszer alkalmazásának célja a GDPR 5. cikk (1) d) pontjából fakadó pontosság alapelvének minél hatékonyabb érvényre juttatása.

Az LMS adatkezelésének célja az ALDI által biztosított képzések hatékony és nyomon követhető lebonyolítási lehetőségének megteremtése Mt. 51 § (2) b) pontjával összhangban.

2.4. Az adatkezelés jogalapja:

A kötelezően megadandó és átvett adatok esetében a HR Suite EEC és LMS rendszerbe történő átvétel és rögzítés tekintetében az adatkezelés jogalapja ALDI a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdeke.

Az ALDI jogos érdeke a munkavállalói adatok naprakészen tartása, illetőleg a képzések hatékony megszervezése, lebonyolítása, dokumentálása és nyomon követése.

A HR Suite EEC modul előnye, hogy a munkavállalók saját maguk változtathatják meg például a lakóhelyet vagy a bankszámlaszámot. Így nem kell várniuk, hogy az ügyintéző módosítsa és nem kell tartaniuk attól, hogy bárki elgépeli az adataitokat, hiszen közvetlenül az érintett adja meg.

A HR Suite LMS modul előnye továbbá, hogy a regisztrációval bárhonnan elérhetővé válnak az oktatási anyagok, és az előrehaladás is transzparensen elérhető a munkavállaló számára, azaz a munkavállaló láthatja, hogy milyen oktatást kötelező még elvégeznie és melyeket teljesítette már.

Az EEC rendszerben található Személyi Adatlapon található kötelezően megadandó személyes adatok esetében az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja (az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges), mely jogi kötelezettség a Munka Törvénykönyve 10. § (1) és (3) bekezdésén alapul.

Az opcionális adatoknál az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja szerinti hozzájárulása, mely hozzájárulást a nem kötelezően kitöltendő mezők kitöltésével ad meg az Érintett. A hozzájárulást a kitöltött adatok törlésével tudja végérvényesen visszavonni a munkavállaló.

A kapcsolattartók nyilvántartása vészhelyzeti értesítés céljából a Társaság GDPR 6. cikk (1) f) pontja szerinti jogos érdeke.

A Társaság jogos érdeke, hogy a munkavédelmi előírásoknak megfelelően a Társaság Munkavállalóját ért vészhelyzet vagy baleset esetén megtegye a kötelező lépéseket a Munkavállaló védelme érdekében, Az adatkezelés lehetőséget ad a Munkavállalók által megnevezett személyek számára, hogy információkat kapjanak a Munkavállalót érintő vészhelyzetről. Ezen túlmenően, a kapcsolattartók gyakran tudnak olyan orvosi információkat vagy más releváns adatokat nyújtani, amelyek segíthetnek egy egészségügyi helyzet jobb megértésében és kezelésében.  Mindezek növelhetik a Munkavállalók biztonságát is.

2.5. A személyes adatok címzettjei:

SAP SE (székhely: Dietmar-Hopp-Allee 16, Walldorf, Baden-Wurttemberg, 69190, Németország, telefonszám: +49 6227 747474, kapcsolattartás módja online: go.support.sap.com/contactus/; mint az EEC-t és LMS-t technikai oldalról üzemeltető adatfeldolgozó.

HOFER SE (Hofer Straße 1, 4642 Sattledt, Austria,), mint az EEC és LMS technikai támogatását nyújtó adatfeldolgozó.

Az ALDI International IT Services Kft., valamint a HOFER Magyarország Ingatlan Kft. munkavállalói vonatkozásában az ALDI Magyarország Élelmiszer Bt.  Az ALDI Magyarország Élelmiszer Bt. által végzett bérszámfejtéshez, társadalombiztosítási ügyintézéshez, nyilvántartások-vezetéséhez kapcsolódó tevékenység elvégzéséhez.

2.6. Az adatkezelés időtartama:

Az EEC-be és az LMS-be bevitt adatok az érintett Munkavállalóval való munkaviszony megszűnését követő, az Mt. 286. § (1) bek. szerinti 3 évig kerülnek tárolásra. Ez alól kivételek a nyugellátás megállapításához szükséges adatok, mely adatok esetén az adatkezelés időtartama a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény („Tnytv.”) 99/A. §-a szerint 2024. december 31-ig a személyi adatlap tekintetében a Munkavállalóra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő 5 év.

 

3. Az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogai és jogorvoslati lehetőségei

Az érintett a fenti személyes adatai kezelésével kapcsolatban bármikor jogosult tájékoztatást, valamint azokhoz való hozzáférést (ideértve másolat kérését is) kérni, továbbá az adatok helyesbítését, törlését, az adatkezelés korlátozását is kérheti és az adathordozhatósághoz való jogát is gyakorolhatja. A fentiekkel kapcsolatban az adatvedelem@aldi.hu e-mail címen és a 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2. postai címen lehet az ALDI-val kapcsolatban lépni. Az ALDI a fentiekkel kapcsolatos kérelemnek egy hónapon belül köteles eleget tenni. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról az ALDI a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, a tájékoztatást lehetőség szerint elektronikus úton kell megadni, kivéve, ha az érintett azt másként kéri.

A tájékoztatás keretében a Társaság e helyen külön is felhívja a figyelmet, hogy az Érintettek a saját helyzetükkel kapcsolatos okokból bármikor tiltakozhatnak a személyes adataiknak a Társaság jogos érdekéből eredő kezelése ellen. Ebben az esetben a Társaság a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha a Társaság bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Érintettek érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak. A Társaság jogos érdeke [GDPR 6. cikk (1) f) pontja] alapján kezelt adatok tekintetében az Érintettek jogosultak továbbá a Társaságtól a jogos érdek megalapozásához kapcsolódó, ún. érdekmérlegelési teszt bemutatását kérni, amely részletesen tartalmazza, hogy a Társaság érdekei az adott adatkezelési művelet kapcsán miért élveznek elsőbbséget a Munkavállaló érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, valamint, hogy hogyan és milyen mértékben korlátozzák azokat.

3.1. Tájékoztatáshoz való jog

Amennyiben az ALDI az érintettre vonatkozó személyes adatot kezel, az ALDI köteles az érintett részére tájékoztatást nyújtani – az érintett erre irányuló kérelme nélkül is – az adatkezelés legfontosabb jellemzőiről, így az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az ALDI és képviselője személyéről és elérhetőségéről, az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségéről, a személyes adatok címzettjeiről, illetve az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogairól és jogorvoslati lehetőségeiről (ideértve a felügyeleti hatósághoz történő panasz benyújtásának jogát), továbbá, amennyiben nem az érintett az adatok forrása, úgy a személyes adatok forrásáról és az érintett személyes adatok kategóriáiról, amennyiben az érintett még nem rendelkezik ezekkel az információkkal. Automatizált döntéshozatal, illetve profilalkotás útján adatkezelés nem történik.

3.2. Hozzáférési jog

Az érintett jogosult arra, hogy az ALDI-tól visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és az adatkezeléssel kapcsolatos egyes információkhoz hozzáférést kapjon, ideértve az adatkezelés céljait, az érintett személyes adatok kategóriáit, a személyes adatok címzettjeit, az adatkezelés (tervezett) időtartamát, az érintett jogait és jogorvoslati lehetőségeit (ideértve a felügyeleti hatósághoz történő panasz benyújtásának jogát), továbbá az adatok nem az érintettől való gyűjtése esetén ezek forrására vonatkozó információkat.

Az érintett kérése esetén az ALDI az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok (ideértve különösen a Felvételeket) másolatát az érintett rendelkezésére bocsátja. Az érintett által kért további másolatokért az ALDI az adminisztratív költségeken alapuló, ésszerű mértékű díjat számíthat fel. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, az információkat széles körben használt elektronikus formátumban kell rendelkezésre bocsátani, kivéve, ha az érintett másként kéri. A másolat igénylésére vonatkozó jog nem érintheti hátrányosan mások jogait és szabadságát.

A másolat kiadásának lehetőségéről, annak módjáról, esetleges költségeiről és egyéb részleteiről az ALDI az érintett kérésére tájékoztatást ad.

3.3. Helyesbítéshez való jog

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az ALDI indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse az érintettre vonatkozó pontatlan személyes adatokat. Figyelembe véve az adatkezelés célját, az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését.

3.4. Törléshez való jog

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az ALDI indokolatlan késedelem nélkül törölje az érintettre vonatkozó személyes adatokat, az ALDI pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, ha:

  • a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
  • az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
  • a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
  • a személyes adatokat az ALDI-ra alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell.

3.5. Az adatkezelés korlátozásához való jog

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az ALDI korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:

  • vitatja a személyes adatok pontosságát; a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy ellenőrizzük a személyes adatok pontosságát;
  • az adatkezelés jogellenes, azonban ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
  • már nincs szükségünk személyes adataira az adatkezelés céljához, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez.

Ha az adatkezelés korlátozását kérte, a korlátozás feloldásáról az érintettet az ALDI előzetesen tájékoztatja.

3.6. Tiltakozáshoz való jog

Az Érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a Társaság jogos érdekéből eredő kezelése ellen. Ebben az esetben a Társaság a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha a Társaság bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

3.7. Adathordozhatósághoz való jog

Amennyiben a személyes adatok automatizált módszerrel történő kezelése az Ön hozzájárulásán alapul, úgy Ön jogosult arra, hogy az adatok kiadását kérje széles körben használt, géppel olvasható formátumban, illetve kérésére az adatok közvetlenül továbbításra kerülnek az Ön által megjelölt adatkezelő részére, amennyiben ennek technológiai feltételei fennállnak.

3.8. Jogorvoslati jog

Ha az érintett megítélése szerint a személyes adatok kezelése sérti a GDPR rendelkezéseit, az érintett jogosult arra, hogy panaszt tegyen az Adatkezelőnél az adatvedelem@aldi.hu e-mail, vagy a 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2. postai címen.

Jogainak megsértése esetén az érintettet a jogszabályban meghatározott feltételekkel:

● az illetékes adatvédelmi hatósághoz fordulhat (listájuk: https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_hu , Magyarországon: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11., postai cím: 1363 Budapest, Pf. 9., email cím: ugyfelszolgalat@naih.hu, honlap: www.naih.hu; tel. +36 (1) 391-1400), valamint

● bírósági jogorvoslatot vehet igénybe (a perre az adatkezelő székhelye szerinti törvényszék illetékes, de a per - az Ön választása szerint - az Ön lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható).

A személyes adatokkal kapcsolatos adatvédelmi jogokat és jogorvoslati lehetőségeket, és ezzel kapcsolatban a GDPR vonatkozó rendelkezéseit és korlátozásait részletesen a Szervező adatkezelési tájékoztatója és a GDPR tartalmazza (így különösen a GDPR 12- 22., 77-79. és 82. cikkei).

 

ALDI Magyarország Élelmiszer Bt.