EEC önkiszolgáló és az LMS digitális képzési felülettel kapcsolatos adatkezelési tájékoztató
(„Tájékoztató”)
-utolsó módosítás: 2026. augusztus 07.
- for English version please scroll down
1. Általános tudnivalók
Az ALDI Magyarország Élelmiszer Bt. (“ALDI Bt.”, székhely: 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2.; e-mail cím adatvédelmi kérdésekben: adatvedelem@aldi.hu), az ALDI International IT Services Kft. (“AIIS”, székhely: 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2.; e-mail cím: adatvedelem@aldi.hu), továbbá a Hofer Magyarország Ingaltan Kft. (“Hofer”, székhely: 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2., e-mail cím: adatvedelem@aldi.hu) (továbbiakban együttesen „ALDI”) a személyügyi feladatainak ellátásához a HR-Suite moduljait, az EEC-t (önkiszolgáló felület, „EEC”), valamint az ALDI Magyarország Élelmiszer Bt. és a Hofer Magyarország Ingaltan Kft. az LMS (digitális képzés rendszer „LMS”) modult használja.
A személyügyi rendszerek használata során az ALDI a munkavállalókra, mint érintettekre vonatkozó bizonyos, az EU 2016/679. számú Általános Adatvédelmi Rendelete („GDPR”) 4. cikk 1. pontja szerinti személyes adatokat kezel.
Az ALDI az ezen adatkezelés jellemzőit, valamint az érintettek adatvédelmi jogait és jogorvoslati lehetőségeit a jelen Tájékoztatóban mutatja be.
A jelen Tájékoztatót az ALDI többi – így különösen munkavállalói adatok kezelésére vonatkozó – adatkezelési tájékoztatóival összhangban kell értelmezni.
2. Az Adatkezelés körülményei
Az ALDI a fenti adatkezelés jellemzőit, valamint az érintettek adatvédelmi jogait és jogorvoslati lehetőségeit az alábbiak szerint mutatja be:
| 2.1. Adatkezelő | ALDI MAGYARORSZÁG ÉLELMISZER Bt. (cím: 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2.; cégjegyzékszám: 13-06-058506, e-mail cím: adatvedelem@aldi.hu) vagy ALDI International IT Services Kft. (cím: 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2., cégjegyzékszám: 13 09 191666, e-mail cím: adatvedelem@aldi.hu) vagy HOFER Magyarország Ingatlan Kft. (cím: 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2., cégjegyzékszám: 13 09 111257, e-mail cím: adatvedelem@aldi.hu) Az Ön adatkezelője azon Társaság, amellyel Ön munkaszerződést köt, illetve kötött. |
| 2.2. A kezelt személyes adatok, hozzáférésre jogosultak köre: | 1. A regisztrációval egyidejűleg - meglévő munkatársak esetében - a korábbi HR rendszerekből (NEXON*) az alábbi már megadott adatok kerülnek betöltésre az EEC modulba:
Új munkavállalók esetén e fenti adatokat az EEC-be történő regisztráció alkalmával adják meg a leendő munkavállalók. 2. Mindezek mellett az EEC modulban alábbi adatok jelen(het)nek meg:
Mivel az LMS rendszer az EEC rendszerből indul, ezért az LMS külön adatot a fentieken túlmenően nem kezel, mindösszesen a képzési előzményeket és előrehaladást rögzíti. Az adatokhoz az Érintett felettese, illetve a személyügyi osztály munkatársai férhetnek hozzá. Hibaelhárítás céljából az adatkezelő IT részlegének munkatársai, illetve az ALDI SÜD cégcsoport IT hibaelhárításra szakosodott munkatársai. Fizikai, technikai segítségnyújtás céljából az Érintett kérésre más kijelölt munkatársak (ún. „Digital buddy”) betekintés útján férhet hozzá az adatokhoz a segítségnyújtás ideje alatt. Az AIIS esetén a HR Data & Systems csapat tagjai hozzáférnek a munkavállalói riportok elkészítéséhez szükséges adatkörhöz. * Az elektronikus bérjegyzék és M30 igazolások elérésére használt Nexon4/NexonPort program. ** Az ASC app a tény munkaidő, túlóra és szabadság egyenleg, munkaidő beosztás megtekintésére, valamint távollétek igénylésére használt alkalmazás. |
| 2.3. Az adatkezelés célja: | Az EEC adatkezelésének célja a munkavállalók adataiban bekövetkező változásainak egyszerű, gyors és hatékony bejelentési lehetőségének megteremtése összhangban az Mt. 6. § (4) bekezdésével. Az EEC-n található Személyi Adatlapon történő adatfelvételre a munkaviszony létesítésére tekintettel kerül sor. Ezen adatok tekintetében az adatkezelés célja a munkaszerződés megkötése, illetve teljesítése, amelyben a Munkavállaló az egyik fél. A munkaviszonyból származó jogok gyakorlása és kötelezettségek teljesítése, a Munka Törvénykönyvében és a foglalkoztatási tárgyú jogszabályi előírásokban foglaltak, valamint a munkaszerződésben rögzítettek szerint. Emellett jelen rendszer alkalmazásának célja a GDPR 5. cikk (1) d) pontjából fakadó pontosság alapelvének minél hatékonyabb érvényre juttatása. |
| 2.4. Az adatkezelés jogalapja: | A kötelezően megadandó és átvett adatok esetében a HR Suite EEC és LMS rendszerbe történő átvétel és rögzítés tekintetében az adatkezelés jogalapja ALDI a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdeke. Az ALDI jogos érdeke a munkavállalói adatok naprakészen tartása, illetőleg a képzések hatékony megszervezése, lebonyolítása, dokumentálása és nyomon követése. A HR Suite EEC modul előnye, hogy a munkavállalók saját maguk változtathatják meg például a lakóhelyet vagy a bankszámlaszámot. Így nem kell várniuk, hogy az ügyintéző módosítsa és nem kell tartaniuk attól, hogy bárki elgépeli az adataitokat, hiszen közvetlenül az érintett adja meg. A HR Suite LMS modul előnye továbbá, hogy a regisztrációval bárhonnan elérhetővé válnak az oktatási anyagok, és az előrehaladás is transzparensen elérhető a munkavállaló számára, azaz a munkavállaló láthatja, hogy milyen oktatást kötelező még elvégeznie és melyeket teljesítette már. Az EEC rendszerben található Személyi Adatlapon található kötelezően megadandó személyes adatok esetében az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja (az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges), mely jogi kötelezettség a Munka Törvénykönyve 10. § (1) és (3) bekezdésén alapul. Az opcionális adatoknál az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja szerinti hozzájárulása, mely hozzájárulást a nem kötelezően kitöltendő mezők kitöltésével ad meg az Érintett. A hozzájárulást a kitöltött adatok törlésével tudja végérvényesen visszavonni a munkavállaló. A kapcsolattartók nyilvántartása vészhelyzeti értesítés céljából a Társaság GDPR 6. cikk (1) f) pontja szerinti jogos érdeke. A Társaság jogos érdeke, hogy a munkavédelmi előírásoknak megfelelően a Társaság Munkavállalóját ért vészhelyzet vagy baleset esetén megtegye a kötelező lépéseket a Munkavállaló védelme érdekében, Az adatkezelés lehetőséget ad a Munkavállalók által megnevezett személyek számára, hogy információkat kapjanak a Munkavállalót érintő vészhelyzetről. Ezen túlmenően, a kapcsolattartók gyakran tudnak olyan orvosi információkat vagy más releváns adatokat nyújtani, amelyek segíthetnek egy egészségügyi helyzet jobb megértésében és kezelésében. Mindezek növelhetik a Munkavállalók biztonságát is. |
| 2.5. A személyes adatok címzettjei: | SAP SE (székhely: Dietmar-Hopp-Allee 16, Walldorf, Baden-Wurttemberg, 69190, Németország, telefonszám: +49 6227 747474, kapcsolattartás módja online: go.support.sap.com/contactus/; mint az EEC-t és LMS-t technikai oldalról üzemeltető adatfeldolgozó. HOFER SE (Hofer Straße 1, 4642 Sattledt, Austria,), mint az EEC és LMS technikai támogatását nyújtó adatfeldolgozó. ALDI International IT Services Kft. (cím: 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2., cégjegyzékszám: 13 09 191666), mint az EEC-t és LMS-t ügyfélszolgálati/support oldalról támogató adatfeldolgozó. Az ALDI International IT Services Kft., valamint a HOFER Magyarország Ingatlan Kft. munkavállalói vonatkozásában az ALDI Magyarország Élelmiszer Bt. Az ALDI Magyarország Élelmiszer Bt. által végzett bérszámfejtéshez, társadalombiztosítási ügyintézéshez, nyilvántartások-vezetéséhez kapcsolódó tevékenység elvégzéséhez. |
| 2.6. Az adatkezelés időtartama: | Az EEC-be és az LMS-be bevitt adatok az érintett Munkavállalóval való munkaviszony megszűnését követő, az Mt. 286. § (1) bek. szerinti 3 évig kerülnek tárolásra. Ez alól kivételek a nyugellátás megállapításához szükséges adatok, mely adatok esetén az adatkezelés időtartama a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény („Tnytv.”) 99/A. §-a szerint 2024. december 31-ig a személyi adatlap tekintetében a Munkavállalóra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő 5 év. |
3. Az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogai és jogorvoslati lehetőségei
Az érintett a fenti személyes adatai kezelésével kapcsolatban bármikor jogosult tájékoztatást, valamint azokhoz való hozzáférést (ideértve másolat kérését is) kérni, továbbá az adatok helyesbítését, törlését, az adatkezelés korlátozását is kérheti és az adathordozhatósághoz való jogát is gyakorolhatja. A fentiekkel kapcsolatban az adatvedelem@aldi.hu e-mail címen és a 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2. postai címen lehet az ALDI-val kapcsolatban lépni. Az ALDI a fentiekkel kapcsolatos kérelemnek egy hónapon belül köteles eleget tenni. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról az ALDI a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, a tájékoztatást lehetőség szerint elektronikus úton kell megadni, kivéve, ha az érintett azt másként kéri.
A tájékoztatás keretében a Társaság e helyen külön is felhívja a figyelmet, hogy az Érintettek a saját helyzetükkel kapcsolatos okokból bármikor tiltakozhatnak a személyes adataiknak a Társaság jogos érdekéből eredő kezelése ellen. Ebben az esetben a Társaság a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha a Társaság bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Érintettek érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak. A Társaság jogos érdeke [GDPR 6. cikk (1) f) pontja] alapján kezelt adatok tekintetében az Érintettek jogosultak továbbá a Társaságtól a jogos érdek megalapozásához kapcsolódó, ún. érdekmérlegelési teszt bemutatását kérni, amely részletesen tartalmazza, hogy a Társaság érdekei az adott adatkezelési művelet kapcsán miért élveznek elsőbbséget a Munkavállaló érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, valamint, hogy hogyan és milyen mértékben korlátozzák azokat.
3.1. Tájékoztatáshoz való jog
Amennyiben az ALDI az érintettre vonatkozó személyes adatot kezel, az ALDI köteles az érintett részére tájékoztatást nyújtani – az érintett erre irányuló kérelme nélkül is – az adatkezelés legfontosabb jellemzőiről, így az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az ALDI és képviselője személyéről és elérhetőségéről, az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségéről, a személyes adatok címzettjeiről, illetve az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogairól és jogorvoslati lehetőségeiről (ideértve a felügyeleti hatósághoz történő panasz benyújtásának jogát), továbbá, amennyiben nem az érintett az adatok forrása, úgy a személyes adatok forrásáról és az érintett személyes adatok kategóriáiról, amennyiben az érintett még nem rendelkezik ezekkel az információkkal. Automatizált döntéshozatal, illetve profilalkotás útján adatkezelés nem történik.
3.2. Hozzáférési jog
Az érintett jogosult arra, hogy az ALDI-tól visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és az adatkezeléssel kapcsolatos egyes információkhoz hozzáférést kapjon, ideértve az adatkezelés céljait, az érintett személyes adatok kategóriáit, a személyes adatok címzettjeit, az adatkezelés (tervezett) időtartamát, az érintett jogait és jogorvoslati lehetőségeit (ideértve a felügyeleti hatósághoz történő panasz benyújtásának jogát), továbbá az adatok nem az érintettől való gyűjtése esetén ezek forrására vonatkozó információkat.
Az érintett kérése esetén az ALDI az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok (ideértve különösen a Felvételeket) másolatát az érintett rendelkezésére bocsátja. Az érintett által kért további másolatokért az ALDI az adminisztratív költségeken alapuló, ésszerű mértékű díjat számíthat fel. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, az információkat széles körben használt elektronikus formátumban kell rendelkezésre bocsátani, kivéve, ha az érintett másként kéri. A másolat igénylésére vonatkozó jog nem érintheti hátrányosan mások jogait és szabadságát.
A másolat kiadásának lehetőségéről, annak módjáról, esetleges költségeiről és egyéb részleteiről az ALDI az érintett kérésére tájékoztatást ad.
3.3. Helyesbítéshez való jog
Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az ALDI indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse az érintettre vonatkozó pontatlan személyes adatokat. Figyelembe véve az adatkezelés célját, az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését.
3.4. Törléshez való jog
Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az ALDI indokolatlan késedelem nélkül törölje az érintettre vonatkozó személyes adatokat, az ALDI pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, ha:
a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
a személyes adatokat az ALDI-ra alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell.
3.5. Az adatkezelés korlátozásához való jog
Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az ALDI korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:
vitatja a személyes adatok pontosságát; a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy ellenőrizzük a személyes adatok pontosságát;
az adatkezelés jogellenes, azonban ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
már nincs szükségünk személyes adataira az adatkezelés céljához, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez.
Ha az adatkezelés korlátozását kérte, a korlátozás feloldásáról az érintettet az ALDI előzetesen tájékoztatja.
3.6. Tiltakozáshoz való jog
Az Érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a Társaság jogos érdekéből eredő kezelése ellen. Ebben az esetben a Társaság a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha a Társaság bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.
3.7. Adathordozhatósághoz való jog
Amennyiben a személyes adatok automatizált módszerrel történő kezelése az Ön hozzájárulásán alapul, úgy Ön jogosult arra, hogy az adatok kiadását kérje széles körben használt, géppel olvasható formátumban, illetve kérésére az adatok közvetlenül továbbításra kerülnek az Ön által megjelölt adatkezelő részére, amennyiben ennek technológiai feltételei fennállnak.
3.8. Jogorvoslati jog
Ha az érintett megítélése szerint a személyes adatok kezelése sérti a GDPR rendelkezéseit, az érintett jogosult arra, hogy panaszt tegyen az Adatkezelőnél az adatvedelem@aldi.hu e-mail, vagy a 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2. postai címen.
Jogainak megsértése esetén az érintettet a jogszabályban meghatározott feltételekkel:
• az illetékes adatvédelmi hatósághoz fordulhat (listájuk: https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_hu , Magyarországon: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11., postai cím: 1363 Budapest, Pf. 9., email cím: ugyfelszolgalat@naih.hu, honlap: www.naih.hu; tel. +36 (1) 391-1400), valamint
• bírósági jogorvoslatot vehet igénybe (a perre az adatkezelő székhelye szerinti törvényszék illetékes, de a per - az Ön választása szerint - az Ön lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható).
A személyes adatokkal kapcsolatos adatvédelmi jogokat és jogorvoslati lehetőségeket, és ezzel kapcsolatban a GDPR vonatkozó rendelkezéseit és korlátozásait részletesen a Szervező adatkezelési tájékoztatója és a GDPR tartalmazza (így különösen a GDPR 12- 22., 77-79. és 82. cikkei).
ALDI Magyarország Élelmiszer Bt.
_______________________________________________________________________________________________
Data Protection Information regarding the EEC self-service portal and the LMS digital training platform
(“Information”)
Last updated: 07 August 2026.
1. General information
ALDI Magyarország Élelmiszer Bt. (“ALDI Bt.”, registered office: 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2.; e-mail address for data protection matters: adatvedelem@aldi.hu), ALDI International IT Services Kft. (“AIIS”, registered office: 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2.; e-mail address for data protection matters: adatvedelem@aldi.hu), as well as Hofer Magyarország Ingatlan Kft. (“Hofer”, registered office: 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2.; e-mail address: adatvedelem@aldi.hu) (hereinafter jointly “ALDI”) use the HR-Suite modules for the performance of their HR-related duties, as well as the EEC (self-service portal, “EEC”), and the LMS (digital training system “LMS”) modules used by ALDI Magyarország Élelmiszer Bt. and Hofer Magyarország Ingatlan Kft.
In connection with the use of HR systems, ALDI processes certain personal data concerning employees as data subjects within the meaning of Article 4(1) of the EU Regulation 2016/679 (“GDPR”).
ALDI presents in this Information the characteristics of this processing, as well as the data subjects’ data protection rights and remedies.
This Information must be interpreted in accordance with ALDI’s other data processing information notices—particularly those relating to the processing of employee data.
In case of doubt, the Hungarian version shall prevail. If you have any questions, please contact us at the following email address: adatvedelem@aldi.hu.
2. Circumstances of the data processing
ALDI presents the characteristics of the above data processing, as well as the data subjects’ data protection rights and remedies, as follows:
| 2.1. Controller: | ALDI Magyarország Élelmiszer Bt. (address: 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2.; company registration number: 13-06-058506; e-mail address: adatvedelem@aldi.hu) or ALDI International IT Services Kft. (address: 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2.; company registration number: 13 09 191666; e-mail address: adatvedelem@aldi.hu) or HOFER Magyarország Ingatlan Kft. (address: 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2.; company registration number: 13 09 111257; e-mail address: adatvedelem@aldi.hu)
Your data controller is the company with which you have entered into, or have entered into in the course of your employment relationship, an employment contract. |
| 2.2. Personal data processed and categories of persons with access rights: | 1. At the time of registration—in the case of existing employees—the following already-provided data are loaded into the EEC module from the previous HR systems (NEXON\*):
• Title • Surname • Given name • Surname and given name at birth • Mother’s surname and given name at birth • Tax identification number • Social security number (TAJ) • Date of birth • Home address • Phone number • Nationality For new employees, the above data are provided in the EEC upon registration. 2. In addition, the following data may (or may be) displayed in the EEC module: Data that must be provided and processed: • Data listed under Section 2 of this clause • Personnel number (törzsszám) • HR-ID • Bank account number • Work permit (for employees from third countries) (fact, number, validity date) • Private email address (for employees who do not have a company email address) (for use with the ASC app\*) • Emergency contact(s) (phone numbers, email) only in the case of AIIS
Data that can be provided optionally: • Reduced capacity for work status • Pensioner status • Address of residence • Address for notifications • Additional contact details (company email, phone number) • Children’s data • Spouse information • Emergency contact(s) (phone numbers, email) for ALDI Ltd. and Hofer • Expanded tasks (first-aid provider, Digital Buddy, etc.) • Internal project experience (Key-User, change management, etc.) • School trainings, qualifications • Professional experience/career history • Certifications, skills • Language skills • Voluntary work • Hobbies • Photo • Private email address (if employees who have a company email address want to access the ASC app from their private device\*\*, and for all employees it is also possible to use their private email address to log in to the NEXON\* interface during two-factor authentication)
Employment relationship data — data that must be included and are filled in by the Employer: • Start date of employment • Job title • Position • Department • Unit code • Place of work
Since the LMS system is based on the EEC system, the LMS does not process any separate data beyond the above; it only records training history and progress. Access to the data is available to the employee’s supervisor and to staff members of the HR department. For troubleshooting purposes, staff members of the data controller’s IT division, and staff members from the ALDI SÜD group who specialize in IT troubleshooting, can access the data. For the purpose of providing physical/technical assistance, upon the employee’s request, other designated employees (so-called “Digital buddy”) may access the data by viewing it during the assistance period. In the case of AIIS, members of the HR Data & Systems team have access to the data sets required to prepare employee reports. \* Nexon4/NexonPort program used to access electronic payslips and M30 certificates. \*\* ASC app: application used to view actual working time, overtime and leave balances, view work schedules, and request absences. |
| 2.3. Purpose of data processing: | The purpose of the EEC data processing is to enable employees to report changes in their personal data in a simple, quick, and efficient manner, in accordance with Section 6(4) of the Hungarian Labour Code (Mt.). The data are collected in the Employee Data Form available on the EEC in connection with the establishment of the employment relationship. With respect to these data, the purpose of the processing is the conclusion of the employment contract and its performance, in which the Employee is one of the parties. Exercising rights arising from the employment relationship and fulfilling obligations, as set out in the Labour Code and applicable statutory requirements related to employment, as well as in the employment contract. In addition, the purpose of using this system is to ensure, as effectively as possible, the principle of accuracy required by Article 5(1)(d) of the GDPR. The purpose of the LMS data processing is to provide ALDI with an effective and trackable way to conduct trainings, in accordance with Section 51(2)(b) of the Labour Code (Mt.). |
| 2.4. Legal basis for data processing: | For the mandatory personal data that are collected and transferred to and recorded in the HR Suite EEC and LMS systems, the legal basis for data processing is ALDI’s legitimate interest under Article 6(1)(f) of the GDPR. ALDI’s legitimate interest is to keep employees’ data up to date, and to effectively organize, conduct, document, and monitor trainings. The advantage of the HR Suite EEC module is that employees can update information themselves—for example, their home address or bank account number. This means they do not need to wait for an administrator to make changes, and they also do not have to worry about others incorrectly entering their data, because the data is provided directly by the data subject. The HR Suite LMS module also has the advantage that training materials become accessible from anywhere upon registration, and progress is transparently available to the employee—i.e., the employee can see which training is still required and which training they have already completed. For the mandatory personal data contained in the Employee Data Form in the EEC system, the legal basis for processing is Article 6(1)(c) of the GDPR (processing is necessary for compliance with a legal obligation to which the controller is subject). This legal obligation is based on Sections 10(1) and 10(3) of the Hungarian Labour Code (Mt.). For optional data, the legal basis for processing is consent under Article 6(1)(a) of the GDPR. The data subject provides this consent by filling in non-mandatory fields. The data subject can withdraw consent definitively by deleting the provided data. The recording of emergency contacts for the purpose of emergency notification is ALDI’s legitimate interest under Article 6(1)(f) of the GDPR. ALDI’s legitimate interest is to take the mandatory steps—in accordance with occupational safety requirements—in the event of an emergency or accident affecting the Company’s employee in order to protect the employee. This processing enables the persons identified by the employees to receive information about emergencies that affect the employee. In addition, emergency contacts may often provide medical information or other relevant data that can help better understand and manage a health situation. All of this can also increase employees’ safety. |
| 2.5. Recipients of personal data: | SAP SE (registered office: Dietmar-Hopp-Allee 16, Walldorf, Baden-Wurttemberg, 69190, Germany; telephone: +49 6227 747474; online contact method: go.support.sap.com/contactus/) — as the processor providing the technical operation of the EEC and LMS. HOFER SE (Hofer Straße 1, 4642 Sattledt, Austria) — as the processor providing technical support for the EEC and LMS. ALDI International IT Services Kft. (address: 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2.; company registration number: 13 09 191666) — as the processor supporting the EEC and LMS from the customer service/support side. Additionally, with regard to employees, ALDI Magyarország Élelmiszer Bt. and ALDI International IT Services Kft., as well as HOFER Magyarország Ingatlan Kft., in particular perform activities related to payroll processing, social security administration, and maintaining records/record-keeping conducted by ALDI Magyarország Élelmiszer Bt. for employees. |
| 2.6. Retention period of personal data: | The data entered into the EEC and LMS systems are stored for 3 years following the termination of the employment relationship with the data subject (employee), in accordance with Section 286(1) of the Hungarian Labour Code (Mt.). The exceptions are data necessary for determining pension benefits. In the case of such data, the retention period is 5 years following the completion of the employee’s old-age pension eligibility age, as set out in Section 99/A of Act LXXXI of 1997 on Social Security Pension Benefits (the “Tnytv.”), until 31 December 2024 with respect to the Employee Data Form. |
3. Rights and remedies related to data processing by the data subject
The data subject may at any time request information regarding the processing of the above personal data, as well as access to those data (including requesting a copy). The data subject may also request correction, deletion, restriction of processing, and may exercise the right to data portability.
In relation to the above, the data subject may contact ALDI at adatvedelemsymbolaldipunkthu or at the postal address 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2. ALDI must comply with the request within one month. Where necessary, taking into account the complexity of the requests and the number of requests, this period may be extended by a further two months. ALDI will inform the data subject of the extension, stating the reasons for the delay, within one month from receipt of the request. If the data subject submitted the request electronically, the information should, where possible, be provided electronically, unless the data subject requests otherwise.
In addition, the Company draws particular attention here to the fact that, for reasons related to their particular situation, data subjects may at any time object to the processing of their personal data arising from the Company’s legitimate interests. In such a case, the Company may not continue to process the personal data, unless the Company demonstrates that the processing is justified by compelling legitimate grounds which override the interests, rights and freedoms of the data subjects, or which relate to the establishment, exercise or defence of legal claims.
For personal data processed on the basis of the Company’s legitimate interest (Article 6(1)(f) of the GDPR), data subjects are also entitled to request from the Company the so-called legitimate interest assessment (interest-balancing test) setting out, in detail, why the Company’s interests take precedence over the data subject’s interests, rights and freedoms in relation to the specific processing operation, and how and to what extent those interests limit them.
3.1. Right to information
Where ALDI processes personal data relating to the data subject, ALDI must provide the data subject—without the data subject having to request it—with information about the most important features of the processing, including the purpose of the processing, its legal basis, its duration, the identity and contact details of ALDI and its representative, the contact details of the data protection officer, the recipients of the personal data, and the data subject’s rights and remedies regarding data processing (including the right to lodge a complaint with a supervisory authority). Furthermore, where the personal data are not obtained from the data subject, ALDI must provide information about the source of the personal data and the categories of personal data relating to the data subject, where the data subject does not yet have this information.
No processing takes place through automated decision-making or profiling.
3.2. Right of access
The data subject is entitled to receive from ALDI confirmation as to whether personal data concerning them are being processed, and if such processing is taking place, to obtain access to the personal data and to certain information relating to the processing, including: the purposes of the processing; the categories of personal data; the recipients of the personal data; the (planned) duration of processing; the data subject’s rights and remedies (including the right to lodge a complaint with a supervisory authority); and information about the source of the data where the personal data have not been collected from the data subject.
Upon the data subject’s request, ALDI will provide a copy of the personal data being processed (including, in particular, recordings). For additional copies requested by the data subject, ALDI may charge a reasonable fee based on administrative costs. If the data subject submitted the request electronically, the information must be provided in a widely used electronic format, unless the data subject requests otherwise. The right to obtain a copy must not adversely affect the rights and freedoms of others.
Upon request, ALDI will provide information about the possibility of providing a copy, the manner in which it will be provided, any possible costs, and other details.
3.3. Right to rectification
The data subject is entitled to request that ALDI correct inaccurate personal data concerning the data subject without undue delay. Taking into account the purpose of the processing, the data subject is entitled to request completion of incomplete personal data, including by providing an additional statement.
3.4. Right to erasure
The data subject is entitled to request that ALDI delete personal data concerning the data subject without undue delay, and ALDI is obliged to delete personal data without undue delay if:
- the personal data are no longer necessary for the purposes for which they were collected or otherwise processed;
- the data subject withdraws consent on which the processing is based, and there is no other legal basis for the processing;
- the personal data were processed unlawfully;
- the personal data must be deleted in order to comply with a legal obligation under Union or Member State law applicable to ALDI.
3.5. Right to restriction of processing
The data subject is entitled to request that ALDI restrict processing if any of the following applies:
the data subject contests the accuracy of the personal data; restriction applies for a period enabling ALDI to verify the accuracy of the personal data;
the processing is unlawful, and the data subject opposes deletion and instead requests restriction of use of the personal data;
ALDI no longer needs the personal data for the purposes of processing, but the data subject needs them for the establishment, exercise or defence of legal claims.
If the data subject requests restriction of processing, ALDI will inform the data subject in advance of the lifting of the restriction.
3.6. Right to object
The data subject is entitled, on grounds relating to their particular situation, to object at any time to the processing of personal data concerning them where such processing is based on the Company’s legitimate interests. In that case, the Company may no longer process the personal data, unless the Company demonstrates that the processing is justified by compelling legitimate grounds which override the data subject’s interests, rights and freedoms, or which relate to the establishment, exercise or defence of legal claims.
3.7. Right to data portability
Where personal data are processed by automated means on the basis of the data subject’s consent, the data subject is entitled to request that the data be provided in a widely used, machine-readable format, and where possible, request that the data be transmitted directly to another controller designated by the data subject, provided that the technical requirements are met.
3.8. Right to legal remedies
If the data subject believes that the processing of personal data relating to them infringes the GDPR, they have the right to lodge a complaint with the data controller at adatvedelemsymbolaldipunkthu or at the postal address 2051 Biatorbágy, Mészárosok útja 2.
If the data subject’s rights have been infringed, they may—under the conditions laid down by law:
- contact the competent data protection authority (list: https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_hu; in Hungary: the National Authority for Data Protection and Freedom of Information, address: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.; postal address: 1363 Budapest, Pf. 9.; e-mail: ugyfelszolgalatsymbolnaihpunkthu; website: www.naih.hu; tel.: +36 (1) 391-1400), and/or
- seek judicial remedy (the court with jurisdiction is the court designated for the seat of the data controller; however, the lawsuit may also be brought—at the data subject’s choice—before the court having jurisdiction at the data subject’s place of residence or place of stay).
The GDPR provisions and limitations concerning the data subject’s data protection rights and remedies are described in detail in the Company’s privacy notice (in particular Articles 12–22, 77–79 and 82 of the GDPR).
ALDI Magyarország Élelmiszer Bt.